jueves, 3 de noviembre de 2011

Los Formatos en las Tablas de Access

Analizaremos 2 tipos de formatos.

1-. Campos de tipo Texto y Memo.( Hasta 2 Secciones), ( @,&,>,<)

2-. Campos tipo Número y Moneda. (Hasta 4 Secciones), ("ABC", (Espacio), !, *, /, [color])

Graficare esto con algunos ejemplos:


1-. Campos de tipo Texto y Memo
1.1  Campo Texto @


Este ejemplo contiene dos secciones la primera es para los campos con textos y la segunda para los valores nulos.




1.2 Campo Texto @




1.3 Formato < o >


2-. Campos tipo Número y Moneda. 

Este tipo de datos cuenta con 4 secciones de formato valores :
    1-. Positivos
    2-. Negativos
    3-. Ceros
    4-. Nulos

Formatos Personalizados para los campos númericos.


Símbolo
Descripción
, (coma)
Separador decimal
. (punto)
Separador de miles
0
Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.
#
Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.
$
Muestra el carácter literal "$"
%
Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.


2.1 Ejemplo con dos secciones y dos colores.


2.2 Ejemplo con dos secciones y el simbolo 0.


2.3 Ejemplo de formato numérico con caracteres literales.


2.4 Ejemplo con 4 Secciones.


a) Sección Uno Números Positivos
b) Sección Dos Números Negativos
c) Sección Tres cuando hay un Número 0.
d) Sección Cuatro para los valores nulos o vacíos

2.5-. Formato con 4 secciones y caracteres.


Estos son algunos ejemplo de formatos en las tablas de access pronto subire mas ejemplos.

martes, 18 de octubre de 2011

Mascaras de Entrada

Una máscara de entrada es un formato que asignamos solo para el ingreso de valores en un campo.

Podemos definirlas en forma automatica mediante un asistente o podemos definir nuestras propias máscaras de entrada, estas son muy importantes a la hora de mantener la integridad de los datos.




Por ejemplo ,si queremos ingresar datos a un campo télefono, no es lo mismo ingresar valores en un campo vacío que ingresarlos de esta forma:

(__) - _______     El ingreso quedaría de esta forma (02) - 5709387

1) En esta mascara de entrada damos una guia para que el usuario además de ingresar solo el télefono , ingrese el código de área
2) Si limitamos el ingreso una persona no podra escribir (02) - 57093879 ya que lo limitaremos a 9 digitos.
3)  ¿Pero que sucede en el caso que el Nº sea de una región ?  En este caso agregaremos un caracter opcional es decir la persona podra ingresar (41) - 570938.










REVISEMOS ALGUNOS CARACTERES:

0          Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición.
9          Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.

#          Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más o un signo menos en esta posición. Si se omite esta posición, Access inserta un espacio en blanco.
L         Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición.
?          Letra. Las letras en esta posición son opcionales.
A         Letra o dígito. Se debe escribir una sola letra o un solo dígito en esta posición.
a          Letra o dígito. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.
&         Cualquier carácter o espacio. Se debe escribir un solo carácter o un espacio en esta posición.
C         Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional.
. , : ; - / Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carácter que seleccione depende de la configuración regional de Microsoft Windows.
>          Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas.
<          Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.
!           Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.
\           Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que incluir un carácter entre comillas dobles.


"Texto literal" :Incluye todo el texto que deben ver los usuarios entre comillas dobles.

Contraseña :   En la vista Diseño de las tablas o los formularios, si se establece la  propiedad Máscara de entrada en Contraseña, se crea un cuadro de entrada de contraseña.

jueves, 15 de septiembre de 2011

Razones Solidas Para Usar Access

 ¿ Qué es mejor Excel o Access?

La repuesta es ambos , ya que son programas totalmente complementarios, pero, según el ultimo análisis realizado y por varias razones más que vale la pena mencionar, doy solidas razones para usar Access:

 1) Integridad en la Información:  Cada vez que queremos ingresar datos en una hoja de Excel lo hacemos sin problemas muy pocas veces limitamos el acceso o damos pautas para rellenar los datos.  En Access tendremos muy bien identificado cada tipo de datos por ejemplo, no podremos ingresar el nombre de una persona en el lugar donde hay que ingresar su remuneración.     Además daremos pautas o guias a través de mascaras de entrada al usuario.

2) Duplicidad de Información : En Excel tendremos que repetir muchas veces lo mismo en Access solo escribiremos una vez cada dato y lo demás solo será relacionar información como vimos en el post anterior.

3) ¿Necesita brindar asistencia a los usuarios para que escriban los datos?

Por ejemplo, a algunos usuarios les resulta difícil escribir los datos en una cuadrícula de celdas. Con Access, puede solucionar ese problema al crear formularios de entrada de datos que facilitan la escritura precisa de los datos.

4) ¿Los usuarios necesitan informes?

Con Access, puede crear informes que los usuarios pueden ejecutar en cualquier momento.

5) Trabajo en equipo o Grupos de Trabajo.

Access también es la mejor opción cuando necesita que diferentes usuarios trabajen sobre los mismos datos de forma simultánea. Varios usuarios pueden trabajar sobre los mismos datos, porque Access bloquea un registro mientras un usuario lo modifica. Puede compartir un libro de Excel con varios usuarios, pero el proceso funciona mejor cuando los usuarios realizan cambios en los datos en Excel en distintos momentos.

6) Orígenes de Datos:

Si necesita conectarse a varios orígenes de datos y editar los datos directamente en esos orígenes, Access es su opción. Puede ver datos externos con Excel, pero no puede modificarlos.

domingo, 21 de agosto de 2011

¿ Por Qué Usar Una Base de Datos Relacional ?

Ya sabemos la diferencia entre una estructura plana y una relacional ahora en la practica como la utilizamos?

Entonces, ¿cómo puede saber si necesita una estructura relacional?

** Lo mas importante es que datos repetidos necesitan una estructura relacional **


 ¿ Tienes muchos datos que se repiten ?

Veamos un Ejemplo:
  • ¿Escribes constantemente los nombres de ciudades o comunas?
Entonces coloquemos estos datos en otra tabla y creemos una estructura relacional.




De esta manera, podrá ahorrar tiempo y esfuerzo porque no tendrá que volver a escribir la misma información cada vez que crea un nuevo registro.

Bastara con escribir solamente una vez cada comuna y lo podremos replicar en esta como en otras tablas.




Veamos otro ejemplo:

Por ejemplo, ¿desea realizar un seguimiento de las ventas o de los clientes? Siempre que necesite realizar el seguimiento de una acción, una estructura de datos relacional suele funcionar mejor.




En este ejemplo de venta de computadores vemos como se filtran automaticamente las ventas realizadas a cada cliente esto es muy ya que nos permitira posteriormente atravez de informes obtener la factura de compras o la orden de compra respectiva.











Espero con esto quede un poco mas claro por que es mejor utilizar una base de datos.

Si responde no a estas preguntas, o si sólo tiene una pequeña cantidad de datos y no le preocupa tener que repetir la información, no dude en usar una estructura plana. Por ejemplo los ingenieros acostumbran a utilizar excel ya que permite realizar calculos y analisis mas eficientes y rapidos.

jueves, 18 de agosto de 2011

¿ Access o Excel ?

Esta es una pregunta muy reiterada en cada una de mis charlas, tanto así que es lo primero que uno debe plantearse a la hora de comenzar a trabajar con Access, ya que la mayoría de las personas que quieren comenzar a trabajar con bases de datos ya están trabajando con MS Excel.

Antes de responder a la pregunta debemos preguntarnos:

"¿Necesitamos organizar los datos en una estructura de datos relacional o una estructura de datos plana?"

Intentare explicar esto con un Ejemplo:

Pensemos en una empresa que presta servicios médicos en toda la ciudad a distintos clientes.

¿Cómo comúnmente anotamos la información?

Estructura de datos plana = Toda la Información la anotamos en una sola hoja o en múltiple hojas sin relación entre ellas.Una estructura de datos plana es una lista sencilla que no está relacionada con otros datos. Por ejemplo, una lista de alimentos es un archivo plano, y también lo es una lista de amigos y parientes. Las estructuras de datos planas son fáciles de crear, y también de mantener, mientras no exista demasiada información. Las listas sencillas funcionan muy bien en Excel. En realidad, Excel está diseñado para crear y mantener archivos planos.
  Comúnmente acostumbramos a anotar todo en una sola hoja incorporando filtros, cálculos y formulas para nuestros análisis.
                                              
Claramente esto es en términos simples imagine una hoja de cálculo con 30.000 registros lo que es muy común en la realidad.

Estructura de datos relacional = Una estructura de datos relacional divide la información en partes lógicas, y coloca cada parte en una tabla separada identificando perfiles separando y relacionando cada perfil.

Acá podemos apreciar claramente como hemos separado la tabla ventas en 3 perfiles de datos, ahora ¿En que nos ayuda esto?
En caso de que se lo esté preguntando, cada tabla de una estructura relacional también es un archivo plano. La única diferencia real entre ambos tipos de estructura es que en los archivos planos, no es necesario relacionar los datos de una lista con los datos de otra. Cada lista es útil en sí misma.


Una estructura de datos relacional tiene varias ventajas:

- El uso de tablas separadas facilita la administración de sus datos porque cada tabla sólo contiene una parte de la información.


- Estructura relacional ayuda a mantener la precisión de la información, porque puede impedir que los usuarios escriban los datos en la tabla equivocada, facilita el encontrar la ubicación de la información


- Además le permite responder preguntas de negocios importantes, como quién compró la mayor (o menor) cantidad de servicios o cual fue el servicio mas vendido, etc.


- Por ultimo favorece la rapidez para realizar consultas cuando alcanzamos cierto volumen de datos.



“Esta es una estructura relacional pero si se fijan aún no hemos relacionado nada."


¿Quien funciona mejor con estructuras relacionales ? ¿Access o Excel ?


Bueno la respuesta es que Access está diseñado para trabajar con datos relacionales, mientras que Excel funciona mejor con estructuras de datos planas.

En términos sencillos diríamos que para realizar cálculos rápidos con pequeños resúmenes de datos nos convendría ocupar Excel y cuando tenemos mucho volumen de datos convendrá trabajar con Access.

Aunque las estructuras de datos son importantes, no es la única razón para elegir Access o Excel. Las siguientes preguntas también pueden ayudarle a decidir entre los dos programas:

¿Necesita almacenar y administrar los datos, o necesita analizar esos datos?

Si el almacenamiento es el objetivo principal, entonces use Access, pero para el análisis, use Excel.

¿Tiene muchos datos?

Por ejemplo, el tamaño de la hoja de cálculo de Excel, es tan grande que su uso se torna difícil,s es así, aunque los datos sean planos, Access puede facilitar la búsqueda de la información.

¿Los datos son principalmente texto o números?

Access puede almacenar grandes cantidades de texto, hasta dos gigabytes en una única base de datos, mientras que Excel está diseñado para almacenar números y realizar sofisticados cálculos con ellos.

¿Tienes más dudas?, les dejo algunas:
¿Por que para un ingeniero es mejor trabajar con Excel que con Access?
¿Para una empresa de cobranza es mejor Access o Excel?

Temas a Abordar

Esta es una lista inicial de temas que abordare la cual la estare complementando con mas contenidos.
  • Ventajas y Desventajas de Excel v/s Access
  • Importacion y Exportacion de Datos.
  • Tablas
    •  Tipos de Datos y sus Propiedades
    •  Macaras de Entrada
    •  Formatos
    •  Clave y Indices
    •  Relaciones y Tipos de Relaciones
  • Consultas
    • Sencillas
    • Seleccion
    • Con Parametros
    • Referencias Cruzadas
  • Formularios
  • Informes
  • Macros
  • Visual Basic

miércoles, 17 de agosto de 2011

BIENVENIDOS


INTRO
Esta Blog está pensado para desarrollar contenidos sobre MS Access entregar una guía de apoyo para los alumnos de mis cursos y evidentemente también pretende servir de iniciación para aquellos que se enfrentan a Access por primera vez y para personas que ya saben sobre Access, pero les gustaría profundizar en el conocimiento de algunos de los conceptos que envuelven la creación de bases de datos.

Espero poder abordar sus consultas, estar atento a sus comentarios y sugerencias para que sean un aporte y una ayuda a todos los que visitan en Blog, intentare abordar, aplicar y desarrollar con el tiempo herramientas que les sean de utilidad
.


La primera pregunta a plantear para todo aquel que visita my blog es:

¿ QUÉ ES ACCESS?

Access es un gestor de bases de datos, no es una base de datos en si ,si no que se encarga de gestionar información de manera mas sencilla haciendola accesible a cualquier persona lo que la hace autogestionable y capaz de manejac por cualquier persona sin necesidad de saber programación.