Esta es una pregunta muy reiterada en cada una de mis charlas, tanto así que es lo primero que uno debe plantearse a la hora de comenzar a trabajar con Access, ya que la mayoría de las personas que quieren comenzar a trabajar con bases de datos ya están trabajando con MS Excel.
Antes de responder a la pregunta debemos preguntarnos:
"¿Necesitamos organizar los datos en una estructura de datos relacional o una estructura de datos plana?"
Intentare explicar esto con un Ejemplo:
Pensemos en una empresa que presta servicios médicos en toda la ciudad a distintos clientes.
¿Cómo comúnmente anotamos la información?
Estructura de datos plana = Toda la Información la anotamos en una sola hoja o en múltiple hojas sin relación entre ellas.Una estructura de datos plana es una lista sencilla que no está relacionada con otros datos. Por ejemplo, una lista de alimentos es un archivo plano, y también lo es una lista de amigos y parientes. Las estructuras de datos planas son fáciles de crear, y también de mantener, mientras no exista demasiada información. Las listas sencillas funcionan muy bien en Excel. En realidad, Excel está diseñado para crear y mantener archivos planos.
Comúnmente acostumbramos a anotar todo en una sola hoja incorporando filtros, cálculos y formulas para nuestros análisis.
Claramente esto es en términos simples imagine una hoja de cálculo con 30.000 registros lo que es muy común en la realidad.
Estructura de datos relacional = Una estructura de datos relacional divide la información en partes lógicas, y coloca cada parte en una tabla separada identificando perfiles separando y relacionando cada perfil.
A
cá podemos apreciar claramente como hemos separado la tabla ventas en 3 perfiles de datos, ahora ¿En que nos ayuda esto? En caso de que se lo esté preguntando, cada tabla de una estructura relacional también es un archivo plano. La única diferencia real entre ambos tipos de estructura es que en los archivos planos, no es necesario relacionar los datos de una lista con los datos de otra. Cada lista es útil en sí misma.
Una estructura de datos relacional tiene varias ventajas:
- El uso de tablas separadas facilita la administración de sus datos porque cada tabla sólo contiene una parte de la información.
- Estructura relacional ayuda a mantener la precisión de la información, porque puede impedir que los usuarios escriban los datos en la tabla equivocada, facilita el encontrar la ubicación de la información
- Además le permite responder preguntas de negocios importantes, como quién compró la mayor (o menor) cantidad de servicios o cual fue el servicio mas vendido, etc.
- Por ultimo favorece la rapidez para realizar consultas cuando alcanzamos cierto volumen de datos.
“Esta es una estructura relacional pero si se fijan aún no hemos relacionado nada."
¿Quien funciona mejor con estructuras relacionales ? ¿Access o Excel ?
Bueno la respuesta es que Access está diseñado para trabajar con datos relacionales, mientras que Excel funciona mejor con estructuras de datos planas.
En términos sencillos diríamos que para realizar cálculos rápidos con pequeños resúmenes de datos nos convendría ocupar Excel y cuando tenemos mucho volumen de datos convendrá trabajar con Access.
Aunque las estructuras de datos son importantes, no es la única razón para elegir Access o Excel. Las siguientes preguntas también pueden ayudarle a decidir entre los dos programas:
¿Necesita almacenar y administrar los datos, o necesita analizar esos datos?
Si el almacenamiento es el objetivo principal, entonces use Access, pero para el análisis, use Excel.
¿Tiene muchos datos?
Por ejemplo, el tamaño de la hoja de cálculo de Excel, es tan grande que su uso se torna difícil,s es así, aunque los datos sean planos, Access puede facilitar la búsqueda de la información.
¿Los datos son principalmente texto o números?
Access puede almacenar grandes cantidades de texto, hasta dos gigabytes en una única base de datos, mientras que Excel está diseñado para almacenar números y realizar sofisticados cálculos con ellos.
¿Tienes más dudas?, les dejo algunas:
¿Por que para un ingeniero es mejor trabajar con Excel que con Access?
¿Para una empresa de cobranza es mejor Access o Excel?
